供货单位资质审核流程

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2024-11-08 08:47:45
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内容摘要：供货单位资质审核的基本要求供货单位资质审核的基本要求主要包括以下几个方面：确定供货单位的合法资格，包括索取供应单位的相关许可证复印...

各类资质· 许可证· 备案办理

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供货单位资质审核的基本要求

供货单位资质审核的基本要求主要包括以下几个方面：

确定供货单位的合法资格，包括索取供应单位的相关许可证复印件，如《药品生产企业许可证》或《药品经营企业许可证》。
确定所购入药品的合法性。
核实供货单位销售人员的合法资格。
与供货单位签订质量保证协议，明确双方质量责任，确保供货单位提供符合规定的资料且对其真实性、有效性负责。
索取供应单位的《营业执照》及年检复印件、《GMP》或《GSP》认证证书复印件、《税务登记证》和《组织机构代码证》复印件、开户户名、开户银行及帐号等相关资料，且以上资料应加盖供货单位企业的原印章。

常见的供货单位资质审核流程步骤

常见的供货单位资质审核流程一般包括以下步骤：

提出供应商开发需求
- 技术/研发人员、生产部门人员、公司其他人员根据新产品开发、生产和办公的需要，尽可能详细地说明新物料的技术要求，并提供已知的潜在供应商信息，传递采购部门。
- 采购部依据需求对开发申请进行评审。若评审结果为不同意开发，则将评审结果反馈给需求部门，终止开发；若评审结果为同意开发，则每份评审表为一个项目，采购部进行项目编号后拟制开发计划。
制定供应商开发计划
- 对于生产物料类供应商，依据供应商开发需求，采购部负责组织拟制开发计划并组织相关部门参与供应商认证工作。
搜集供应商信息
- 通过互联网，、专业网站、专业贸易性网站来寻找潜在供应商。
- 查看专业杂志、书刊来寻找潜在供应商。
- 从市场上搜集和寻找潜在供应商。
- 参加专题展览会、展销会等大型活动寻找潜在供应商。
向潜在供应商询价
- 通过对供应商的寻找与比较，采购部与有潜在合作能力的供应商取得联系，进行供应商调查及索要资质文件。
审视供应商资料
- 技术/研发部门对所需采购定制物料提出技术规格或图纸，或对标准件的供应商提供的物料技术规格进行确认。
- 采购部依据对供应商的调查及资质证明，对供应商进行初步审查、评估对比，对初审合格并有合作意向的供应商进一步联系与沟通。
组织与供应商会谈
- 采购部安排供应商面谈沟通，加深对其能力的了解。对于双方有合作意向并需要进行样品认证的，由采购安排样品验证。
审视现场考察结果
- 采购部根据实际需求判断是否对潜在供应商进行现场考察；在现场考察结果令人满意的情况下决定是否采取下面的步骤。
要求供应商提供样品
- 如果现场考察结果满意，采购部要求供应商提供样品测试。
审视样品测试结果
- 采购部审视样品测试报告，根据报告将供应商的状态确定为“通过”或“失败”。
建立供应商档案
- 采购部将供应商资质文件、样品测试结果、会谈记录等文档汇总归档。注意，供应商分类中定义为：潜在供应商。
商务谈判
- 如需要对产品进行小批量试制或研发小批量生产，针对技术、商务、交货、服务等事项，由采购部组织相关人员与潜在供应商进行商务谈判，启动核价流程。
通知相关部门
- 由采购部通知相关部门启动试用件采购，技术和品管部门监控试装、试用认证物料的情况。
审视试装、试用认证结果
- 采购部审视试装试用测试结果，并根据结果刷新供应商开发状态记录。

供货单位资质审核的关键环节及注意事项

供货单位资质审核的关键环节及注意事项如下：

审核团队的建立
- 对供应商进行审核，应建立审核团队或供应商审核委员会，指定审核团队的成员，包括审核组长和技术专家。
- 应根据审核的范围、方式、准则和目标确定审核团队人员数量及其职责和任务。
审核标准与要求
- 供货单位及销售人员应具备合法注册登记手续，具备相应的经营资质。
- 供货单位及销售人员应具有良好的商业信誉，近三年内无严重违法违规行为记录。
审核周期与频率
- 资质审核周期应根据供货单位及销售人员的具体情况确定，一般不超过两年。
- 对于新合作的供货单位及销售人员，应在合作前完成资质审核。
- 对于已合作的供货单位及销售人员，应定期进行复审，确保其资质的有效性和合规性。
- 对于发生重大变更的供货单位及销售人员，应及时进行重新审核。

不同行业供货单位资质审核流程的差异

不同行业的供货单位资质审核流程存在一定的差异：

在招标投标领域
- 招标人在招标项目资格预审公告、资格预审文件、招标公告、招标文件中不得以营业执照记载的经营范围作为确定投标人经营资质资格的依据，不得将投标人营业执照记载的经营范围采用某种特定表述或者明确记载某个特定经营范围细项作为投标、加分或者中标条件，不得以招标项目超出投标人营业执照记载的经营范围为由认定其投标无效。
- 招标项目对投标人经营资质资格有明确要求的，应当对其是否被准予行政许可、取得相关资质资格情况进行审查，不应以对营业执照经营范围的审查代替，或以营业执照经营范围明确记载行政许可批准证件上的具体内容作为审查标准。
在食品行业
- 供应商管理系统以供应商信息管理为核心，从供应商的基本信息、组织架构信息、联系信息、法律信息、财务信息和资质信息等多方面综合考察供应商的实力，再通过对供应商的供货能力，交易记录、绩效等信息综合评价管理，达到优化管理、降低成本、保证质量的目的。