档案储存资质办理

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2024-09-26 10:06:09
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内容摘要：档案储存资质办理的条件档案储存资质的办理条件会因具体情况而有所不同。以下是一些常见的条件：具备一定规模和符合要求的档案存储空间。例...

各类资质· 许可证· 备案办理

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档案储存资质办理的条件

档案储存资质的办理条件会因具体情况而有所不同。以下是一些常见的条件：

具备一定规模和符合要求的档案存储空间。例如，测绘资质中，甲级测绘资质办公场所不少于600平米（其中档案室不少于50平米），乙级测绘资质办公场所不少于150平米（其中档案室不少于20平米），丙级资质不少于40平米（其中档案室不少于10平米），丁级资质不少于20平米。
拥有完善的档案管理制度和安全保障措施，如“三铁一器及六防”（防强光、防火、防潮、防有害气体、防虫、防盗），且档案室中不能连接外网，对于存储信息数据的电脑应该做物理隔离。
形成人事档案材料的部门，须按照有关规定规范制作人事档案材料，建立人事档案材料收集归档机制，在材料形成之日起一个月内按照要求送交干部人事档案管理部门归档并履行移交手续。
归档材料必须是办理完毕的正式材料，材料应对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备。成套材料必须头尾完整，缺少的档案材料应当进行登记并及时收集补充。
归档材料填写不规范，手续不完备，或材料上的姓名、出生时间、参加工作时间和入党时间等与档案记载不一致的，材料形成部门应当重新制作，补办手续，或者由市委组织部、市人事局（或出具组织说明）并加盖公章。
归档材料应当为原件。证书、证件等特殊情况需用复印件存档的，必须注明复制时间，并加盖材料制作单位公章或干部人事关系所在单位公章。
人事档案材料的载体使用16开型（长260毫米，宽184毫米）或国际标准A4（长297毫米，宽210毫米）的公文用纸，材料左边应当留有20—25毫米装订边，字迹材料应当符合档案保护要求。

档案储存资质办理的流程

档案储存资质的办理流程通常包括以下步骤：

了解存档办理的路径，包括学校、公司和户籍所在地的人才市场。对于非全日制学生，学校一般不保管档案，可选择生源地或工作城市的人才市场，并申请调档函。
如果是在校全日制学生，可将个人资料交给存档案的老师审核存档；非全日制学生或已毕业人员，需先咨询人才市场、生源地或公司办理存档所需资料，确认档案完整无缺后，交由可存档的人员盖章存档。
毕业很久的人员，可先回毕业大学咨询档案室人员能否帮忙储存档案，学校可转移档案。
若公司有接收人事档案的权利，与人事部门协商审核档案，审核通过后公司可直接托管。
也可找第三方人事代理完成储存手续，提供个人信息即可。

档案储存资质办理所需材料

办理档案储存资质通常需要以下材料：

转档案需要提供当地县级以上人社部门或人才交流机构出具的调档函。
个人身份证原件和复印件各一份、人事代理合同书原件。
如不是本人办理，需要加带代办人的身份证原件和复印件各一份、授权书一份。
机要转寄档案需要存档人在人事代理工作人员的陪同下，每周固定时间前去机要局办理相关邮寄手续。
对于调动人员的档案，备案时需要提供相关的劳动合同、档案传送通知。
以单位名义集中办理或个人名义办理，都需要提供身份证原件或社保卡及个人必要信息。

档案储存资质办理的注意事项

在办理档案储存资质时，需要注意以下事项：

办理档案存放时，必须提供身份证原件，且档案需密封保存。
档案必须通过公对公投递的方式调派，存放和转移档案的单位都应具备人事权。若档案在自己手中，需先将其托管到学校或其他人事机构。
转递档案前，要到接收单位了解当年档案接收政策及所需材料，并提前做好调研。
拿到调档函后，将档案转递到目的地，个人需确认档案的存放状态无误。
个人不能自持档案，否则档案会失效，若档案密封条受损或丢失，也会导致档案失效。

成功办理档案储存资质的案例分析

以下是一些成功办理档案储存资质的案例：

中国某大型银行将其大量的档案交由专业托管机构进行存储和管理。托管机构通过建立先进的档案保管设施和流程规范，确保了档案的安全性和可用性。同时，还提供了一套完整的在线查询系统，银行方面可以随时查阅需要的档案资料，并可以在短时间内获取所需资料的复印件。
某市级医疗机构将其医疗档案交由托管机构进行存储和管理。托管机构根据医疗档案的特点，配置了专业的设备和技术，确保医疗档案的安全性和完整性。